Nyinrättade Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, ska se till så att alla företag som säljer varor och tjänster till offentlig sektor tar betalt via e-fakturor enligt en ny europeisk standard. Det blir lag på det från 1 april nästa år.

Lagen påverkar över 200.000 företag som måste börja skicka e-fakturor till sina offentliga kunder. Ekonomistyrningsverket, ESV, rekommenderar att alla offentliga organisationer och leverantörer börjar förbereda sig för att klara de nya lagkraven.

Kravet på att skicka e-faktura gäller alla upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019, enligt lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Lagen påverkar dock inte befintliga avtal.

E-fakturorna måste även följa en ny europeisk standard som etableras i Sverige under 2018. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor lever inte upp till lagkraven.

– En europeisk standard underlättar e-faktureringen för både offentliga köpare och deras leverantörer eftersom de kan hantera e-fakturorna på liknande sätt, även om de har olika kommersiella lösningar. Det minskar behovet av tekniska anpassningar och företag som redan skickar e-faktura kan fortsätta använda sina befintliga lösningar, säger Anderz Petersson, projektledare på ESV.

Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.

– Syftet med lagen är inte att driva in böter, utan förhoppningen är att det ska gå att lösa med dialog och stöd. Företag som redan har ett systemstöd för e-fakturering bör fråga sin leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst om de kan hantera e-fakturor enligt den nya europeiska standarden, säger Anderz Petersson.

Leverantörer kan klara kraven genom att använda en så kallad fakturaportal. Alla offentliga organisationer ska erbjuda en sådan portal till företag som inte har något systemstöd för e-faktura och bara skickar ett fåtal fakturor till offentliga kunder.

– Offentliga organisationer behöver informera sina leverantörer om de nya lagkraven och hur företag kan använda deras fakturaportal. Leverantörer som skickar många fakturor till offentlig sektor och inte har något systemstöd för e-fakturering behöver dock fundera på vilket stöd de behöver för att säkerställa att de kan e-fakturera under nästa år, säger Anderz Petersson.

I höst flyttas frågorna från ESV till den nya Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, som lokaliseras i Sundsvall med start 1 september.