Varje år köper offentlig sektor varor och tjänster för ungefär 600 miljarder kronor av statliga medel. Kommunerna, landstingen och staten använder offentlig upphandling vid köp av allt från kontorsmaterial, asfalt och konsulttjänster till sjukvård och omsorg. Det är ungefär en omsättning motsvarande 15 procent av BNP.

− Det är viktigt att dessa medel används effektivt, menar forskaren Johan Stake vid Södertörns högskola och Örebros universitet

Offentlig upphandling är ett område som är relativt outforskat. Johan Stake har samlat in data från över 650 upphandlingar från olika branscher, allt från Försvarsmakten som upphandlar hotell över hela landet till enskilda kommuner som upphandlar kontorsmaterial.

− Vi ser att den allra vanligaste upphandlingen i Sverige resulterar i ett kontrakt som inte är ett ramavtal, säger Johan Stake vid Södertörns högskola och Örebros universitet . Kontrakten har ofta lågt värde och utgör inte ens hälften av det totala värdet av alla upphandlingar. Istället resulterar en tredjedel av alla upphandlingar i flera kontrakt och ramavtal, tillsammans utgör de mer än hälften av det totala värdet av alla upphandlingar.

Ett problem med dagens upphandlingar är att det kan vara svårt för små- och medelstora företag att konkurrera med buden från de stora företagen som ofta sitter på helt andra resurser.

EU har därför gått ut med rekommendationer om att man hellre ska utvärdera kvalitet än att bara titta på lägsta-pris. Johan Stake menar att denna rekommendation inte hjälper. Tvärtom ökar antalet bud från stora företag när man utvärderar kvalitet och dessutom minskar sannolikheten för små- och medelstora företag att vinna.

En möjlig förklaring kan vara att de mindre företagen inte är lika bra på att framhäva kvaliteterna av sin produkter eller tjänster – något som de stora företagen har lärt sig göra genom att delta i många olika upphandlingar.

Kontraktens värde har också betydelse vid upphandling, små företag har mindre chans att vinna ju högre värde kontraktet omfattar.
Så hur ska små och medelstora företag ha en chans att kamma hem en upphandling?

− De kan ha en större chans i lägsta-pris upphandlingar, eftersom de ofta är mer nischade inom sitt område eller har nära kontakt med kunden. Vid utvärdering av kvalitet kan man även öka deras chanser att vinna genom att dela upp stora upphandlingar i mindre kontrakt, säger Johan Stake. I stället för att exempelvis upphandla ett helt kontorslandskap så delar man upp det i fler kontrakt, med stolar i den ena och skrivbord i den andra. På det viset kan små företag bjuda på produkter och tjänster som de är specialister på.

I första hand måste upphandlaren fokusera på att få den bästa produkten eller tjänsten för tillgängliga medel.

Många upphandlare inom den offentliga sektorn försöker även undvika att utvärdera kvalitet eftersom de upplever att detta ökar sannolikheten för att upphandlingen blir överklagad.

Men Johan Stake har inte funnit några sådana samband i sina undersökningar. Däremot kan han se att budgivare mer benägna att överklaga om de antingen blivit diskvalificerade eller är rankade som tvåa.

Att lägga bud i en upphandling är inte gratis. Det går åt mycket arbetstid till att skapa bud för de företag som vill vara med. Johan Stake har arbetat fram en ny och effektiv modell på hur man enkelt kan uppskatta dessa kostnader.

− Det gör man genom att ta skillnaden mellan det lägsta och näst lägsta budet i en lägsta-prisupphandling och sedan delar det med antalet budgivare. Då kan man få fram ett lägsta mått på kostnaden att lägga ett bud i en upphandling, förklarar Johan Stake. Det finns även andra metoder för att uppskatta detta, men vår modell är mycket enklare och kräver mindre mängd data.

Ett annat stort problem som kan uppstå vid upphandlingar är bildandet av karteller. Budgivare kan exempelvis gå ihop och skicka in falska, höga bud, medan en utsedd budgivare lägger det lägsta budet och får kontraktet.

Tillsammans med andra forskare visar Johan Stake att man kan använda så kallad rumslig ekonometri för att bekräfta ett kartellbeteende statistiskt.

− Rumslig ekonometri brukar användas när man studerar den geografiska dimensionen, till exempel om man vill se hur kommuner påverkar varandra. Vi använde metoden på en asfaltskartell som fanns på 1990-talet och såg att rumslig ekonometri fungerar för att bekräfta att buden ifrån kartellmedlemmarna är koordinerade, att de påverkar varandra i budgivningen.